اموری که بر عهده اولین هیئت مدیره تعاونی است

اولین هیئت مدیره باید بلافاصله پس از اعلام قبولی کلیه اعضای خود با دعوت قبلی از اعضای اصلی ، اولین جلسه را تشکیل دهد. در این جلسه اعضا از میان خود یک نفر را به عنوان رئیس هیئت مدیره و یک نفر را به عنوان نایب رئیس و یک یا دو نفر را به عنوان منشی برمی گزینند. برای تصمیم گیری ، رای اکثریت مطلق ( اکثریت بیش از نصف ) اعضای حاضر در جلسه الزامی است. هر چند جلسات هیئت مدیره با حضور بیش از نصف اعضا رسمیت می یابد، بهتر است در اولین جلسه هیئت مدیره که انتخابات ذکر شده صورت می گیرد ، کلیه اعضای آن حضور داشته باشند.

اولین هیئت مدیره میبایست بلافاصله پس از انتخاب شدن و اعلام قبولی اعضا ، فرد واجد شرایطی را از میان اعضای شرکت تعاونی یا خارج از آن ها برای مدت دو سال به عنوان مدیر عامل انتخاب کند. ( منظور از شرایط ذکر شده شرایطی می باشد که در ماده 38 قانون برای مدیر عامل معین شده است و معلومات و تجربیاتی که مدیر عامل باید با توجه به نوع تعاونی ، برای اداره امور آن داشته باشد ).

اولین هیئت مدیره ، باید برای تکمیل پرونده ، فهرست اسامی و مشخصات کامل اعضای شرکت یا اتحادیه جدید التاسیس ، همچنین فهرست اسامی و مشخصات کامل اعضای هیئت مدیره و بازرس یا بازرسان و مدیر عامل را تهیه و به وزارت تعاون ارائه نماید.علاوه بر تکالیف ذکر شده ، تعیین و معرفی صاحبان امضای مجاز ( امضای یک یا دو نفر از اعضای هیئت مدیره به اتفاق مدیر عامل ) برای بستن قراردادها و صدور چک و امضای دیگر اسناد تعهد آور شرکت یا اتحادیه تعاونی ، از اموری می باشد که اولین هیئت مدیره عهده دار است.

مرتب و ضبط نمودن اوراق و مدارک مرتبط با تشکیل تعاونی و پرونده داوطلبان عضویت که هیئت موسس به اولین مجمع عمومی عادی ارائه نموده است و نیز ضبط اوراق مربوط به همین مجمع که بر عهده منشی هیئت مدیره می باشد ، از اموری می باشد که باید تحت نظارت اولین هیئت مدیره باشد.لازم است تمامی تصمیمات هیئت مدیره در صورت جلسه آن ذکر شود. این تصمیمات در دفتری به نام دفتر صورت جلسات هیئت مدیره نوشته می شود و توسط حاضران امضا می شود ، علی الخصوص صورت جلسه ای که برای اولین جلسه هیئت مدیره تهیه می شود ، به دلیل تصمیماتی که به شرح سابق الذکر در آن گرفته می شود ، اهمیت بیشتری دارد و باید در تهیه آن بیشتر دقت شود. ( نسخه ای از این صورت جلسه باید به وزارت تعاون ارائه شود ).

نکته ای باید یادآوری شود و آن اینکه چون به تصریح قانون ، هر یک از دستگاه ها و شرکت های دولتی ، بانک ها ، شوراهای اسلامی و سازمان های عمومی که در شرکت تعاونی مشارکت یا سرمایه گذاری نموده اند ، می توانند نماینده ای برای شرکت در جلسات هیئت مدیره به عنوان ناظر داشته باشند ؛ باید هیئت مدیره به هر یک از ارگان هایی که در شرکت تعاونی مشارکت یا سرمایه گذاری نموده اند ، تاریخ ، محل و دستور جلسه اولین جلسه خود را اطلاع دهد تا در صورتی که بخواهند نماینده ای برای حضور در آن اعزام کنند. لازم به ذکر است که حضور نماینده ذکر شده در جلسه هیئت مدیره به عنوان ناظر می باشد و او حق رای نخواهد.

موسسه حقوقی ثبت کریم خان در ادامه تکلیف اولین هیئت مدیره به ثبت تعاونی را توضیح می دهد.

تکلیف اولین هیئت مدیره به ثبت تعاونی

اولین هیئت مدیره از اعلام قبولی میبایست با انجام تشریفات معین برای ثبت تعاونی اقدام می نماید. برای این کار هیئت مدیره به یکی از اعضای خود یا مدیر عامل ، وکالت با حق توکیل به غیر می دهد که اقدامات لازم برای ثبت را انجام دهد.

آیین نامه اجرایی قانون بخش تعاونی جهت انجام اقدامات لازم برای ثبت تعاونی مهلت تعیین کرده است که اولین هیئت مدیره بعد از اعلام قبولی اعضای آن باید طی یک ماه از تاریخ جلسه اولین مجمع عمومی عادی اقدامات ضروری برای ثبت تعاونی را انجام دهد.