رویه اداره ثبت شرکت ها

رویه اداره ثبت شرکت ها در ” وکالت و نمایندگی در جلسه مجمع عمومی شرکت سهامی “

جلسه مجمع عمومی

جلسه انجمن عمومی در اداره ثبت شرکت ها که دارندگان سهام به صورت اختصاصی برگزار می گردد و تنها افرادی که دارای سهام می باشند میتوانند حاضر باشند. براساس ماده 99 ” لایحه ” برای نظارت این کار و ممانعت از ورود افراد غیرسهام دار ،دریافت برگه ورود به انجن ضروری می باشد و تنها اشخاصی می توانند در جلسه انجمن وارد شوند که برگه ورودی را اخذ نموده باشند.اخذ برگه ورود در روز ایجاد انجمن هم ایرادی ندارد. در جهت دریافت برگه ورود برای انجمن میبایست برگه سهام ، کارت شناسایی و مدارک مربوطه مانند نمایندگی، وکالت و … را تهیه نمود.در شرکت های سهامی عام که دارای هزارن سهام دار می باشد ،برحسب معمول چند روز پیش از ایجاد جلسه انجمن عمومی، در بخش کارهای مربوط به سهام ، برگه ورود به جلسه را تهیه و ارائه می دهند. شایان ذکر است این مقوله در اطلاعیه دعوت درج گردد.

براساس ماده 99 ” لایحه ” میبایست فهرستی از سهام داران شاهد در جلسه تهیه گردد که نام و نشان کامل آن ها، محل سکونت ، شمار سهام و رای های هر کدام درج و توسط همه آن ها امضا شده باشد. بنابر شرایط اداره ثبت شرکت ها این فهرست میبایست نام ، نام خانوادگی ، کد ملی ، کد پستی ، شماره شناسنامه ، شمار سهام و مقام امضا کننده ( اعم از سهام دار ، وکیل و یا نماینده )را دارا باشد.هیات مدیره شرکت مسئولیت آماده نمودن ورقه ورود به جلسه و فهرست افراد حاضر را عهده دار می باشد.چرا که دفتر ثبت سهام شرکت در شرکت محافظت می گردد و هیات مدیره باتوجه به محتوای دفتر ثبت سهام ،لیست افراد حاضر در جلسه را با توجه به سهام بانام و اصل برگه سهام بی نام ، مالکان سهام داران فراهم می نماید.

مطابق ماده 255 ” لایحه ” تضمین عدم فراهم نمودن لیست برای رئیس و اعضای هیات مدیره شرکت جزای نقدی از بیست تا دویست هزار ریال می باشد.به دلیل آن که اصل فهرست حاضران میبایست به اداره ثبت شرکت ها عرضه گردد ،دو کپی از آن تهیه نموده و یک نسخه را در شرکت محافظت می شود.سهامداران میبایست این لیست را پیش از ورود به مکان اجرای جلسه انجمن عمومی امضا نمایند،چون ممکن است سهام داران بدون امضا به مجمع وارد شده و چنانچه مباحث طرح شده با خوسته آن ها مطابقت نداشته باشد،از جلسه بیرون آمده اند.و هیچ سندی مانند گواهی شاهدان و یا عکس و فیلم جایگزین لیست به امضا رسیده نمی باشد.

وکالت و نمایندگی در جلسه مجمع عمومی

اگر فردی با وکالت از سوی سهام دار فهرست افراد حاضر را امضا نمایند ، میبایست مدارک مقام خود را نیز عرضه نمایند تا در فهرست به امضا رسیده ضمیمه گردد.

بنابر ماده 102 ” لایحه ” حاضرشدن وکیل یا جانشین دارنده سهم و یا وکیلان شخص حقوقی،با عرضه مدارک ،نشان دهنده حاضر بودن دارنده سهم می باشد.در این ماده از محضری بودن وکالت نامه صحبتی به میان نیامده است.برحسب معمول برگه وکالت اشخاص حقوقی بر روی سربرگ شرکت که توسط نمایندگان به امضا رسیده تهیه می گردد.بنابراین شخص حقوقی به یک یا چند نفر جهت حاضر شدن در جلسه و حق رای وکالت می دهد،ولی تنها یک نفر از آن ها شامل اعضای هیات رئیسه انجمن به حساب می آید و تعیین بیشتر از یک نفر سبب فسخ تصمیمات آن انجمن می گردد.

درباره افراد نابالغ و دیوانگان عرضه قیم نامه از سوی اداره سرپرستی کافی می باشد.از بهترین مباحث در انجمن عمومی و وکالت نامه های سهام داران برای حاضرشدن در جلسات می باشد.امروزه فرآیند اداره ثبت شرکت ها به این گونه می باشد که اگر فردی با وکالت از سوی سهام دار در انجمن حاضر شده و جزء هیات رئیسه انجمن به حساب آید ، وکالت نامه او میبایست محضری تهیه گردد ،اما درجهت حاضربودن در انجمن عمومی و حق رای وکالت نامه معمولی مورد قبول می باشد.

متداولاٌ کارگزاران سهام شرکت ها با دریافت وکالت نامه معمولی و مطابقت امضای آن، به همراه امضای سهام دار، ورقه ورود به جلسه صادر و به نماینه دارای سهام ارائه میگردد. در وکالت نامه های دسته جمعی که اکثریت سهام داران به فردی وکالت می دهند، گواهی امضای سهام داران درجهت برطرف نمودن گمان ها و کسب وکالت ها به وسیله مراجع مربوطه شامل دفاتر اسناد رسمی، وکلای دادگستری ، مسئول کارگزینی درباره کارمندان شرکت که دارای سهام می باشند الزامی است. در ” لایحه ” الزامی درجهت محضری نمودن وکالت نامه های حاضر در جلسات انجمن عمومی نظارت نمی گردد.

اگر سهام دار به فردی دیگر جهت حاضرشدن در انجمن وکالت دهد ولی خود زودتر از نماینده در جلسه حاضر گردد ،پذیرفته نمی باشد ،چرا که تنها یکی از آن ها میتوانند در جلسه حاضر باشند.

همکاران ما در ثبت شرکت کریم خان، با افتخار در زمینه رویه اداره ثبت شرکت ها در خدمت شما خواهند بود.