شیوه تکمیل دفاتر قانونی

دفاتر قانونی چیست؟

دفاتر کل، مشاغل و روزنامه را دفاتر قانونی می نامند که هر موسسه، شرکت و سازمان ناچار به پرداخت مالیات در زمینه کاری خود است برای ثبت روند مالی شرکت باید آن را مورد استفاده قرار دهد تا بعد از تکمیل آن به اداره مالیاتی ارائه داده شود. در کل بعد از تایید مدیر شرکت، کلیه عملیاتهای مالی که در بنگاههای اقتصادی و شرکت های تجاری صورت می پذیرد میبایست در محل مناسبی ذخیره و نگهداری گردد ؛ البته در مکانی که قانون معین کرده باشد. قانون برای ثبت و نگهداری مراوده های مالی شرکت ها، دفاتر قانونی را ارائه داده است و شرکت ها میبایست اتفاق های مالی خود را در این دفاتر ثبت کنند که این کار جزیی از وظایف صاحبان بنگاه های اقتصادی است.

انواع دفاتر قانونی

• دفتر روزنامه
• دفتر کل
• دفتر دارایی
• دفتر کپیه

چگونگی تکمیل دفاتر قانونی بسته به این که کدام دفتر باشد از یک آیین نامه واحد پیروی می کند که ثبت کریم خان هر یک را در این مقاله به صورت مختصر توضیح می دهد.

دفتر روزنامه: به دفتری می گویند که تمامی عملیات و معاملات یک شرکت یا موسسه را به شکل روزانه و به ترتیب تاریخ به ثبت می رسد بنابراین ثبت تاریخ و روز رویدادهای مالی بسیار مهم است . ماده ۳ آیین نامه ” نحوه تنظیم و تحریر و نگهداری دفاتر ” دفتر روزنامه را چنین تعریف می نماید : ” دفتر روزنامه به دفتری می گویند که اشخاص حقوقی یا حقیقی تمامی عملیات مالی و پولی خود را از قبیل خرید و فروش، دیون، مطالبات، پشت نویسی و هر فعالیتی که باعث ایجاد دین یا طلب گردد و همچنین عملیات محاسباتی را به تاریخ وقوع و دیگر عملیات را که براساس اصول حسابداری و عرف متداول دفترداری در پایان دوره مالی برای تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه لازم است بلااستثناء به ترتیب تاریخ وقوع در آن به ثبت برسانند.”

در دفتر روزنامه، شماره سند، بدهکار، بستانکار و توضیح خلاصه شده از اتفاق های مالی نوشته شده است. در کل دفتر روزنامه دو نوع دارد: نوع اول دفتر روزنامه عمومی و نوع دوم دفتر روزنامه اختصاصی می باشد.

دفتر کل: به دفتری می گویند که کلیه عملیات مالی در آن به ثبت می رسد و اطلاعات موجود در دفتر روزنامه نیز به آن انتقال می یابد. در واقع حسابهای یک شرکت یا موسسه در آن به شکل جداگانه نگهداری می‌شود و تمامی حساب های دفتر روزنامه میبایست تا انتهای هر ماه و یا حداکثر پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل شود.

دفتر دارایی: دفتر دارایی به دفتری می گویند که دارایی و موجودی شرکت را مشخص می نماید که این دارائی می تواند منقول و یا غیر منقول باشد و صاحب و مدیر کسب و کار میبایست هر ساله کل دارائی خود را با رعایت ترتیب و اولویت بدست آوردن در ایام مخلف در این دفتر ثبت و ضبط کند برای این کار مدت زمانی معین شده است که آخرین زمان تعیین شده‌ی آن ۱۵ فروردین تعیین شده است.

دفتر کپیه: به دفتری می گویند که تاجر باید تمامی نامه ها و مخابرات و صورت حسابهای صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ به ثبت برساند

مشخصات دفاتر قانونی و شیوه تکمیل دفاتر قانونی

• ماده ۱ : مقررات این آئین نامه شامل مهلت زمانی است که در زمان مشخص قانون مالیاتهـای مستقیم و اصلاحیه های بعدی آن حساب در آمد، ترازنامه، حساب سود و زیان، هزینه خود را با رعایت نمودن مقررات باید تحویل بدهند.
• ماده ۲:نماینده دفتر مشاغل و اداره ثبت باید پلمپ را امضا نموده و ثبت نماید و به صورت فارسی تحریر شده باشد.کلیه دفاتر روزنامه اعم از مشترک یا جدا ازهم دیگر و دفتر مشاغل مشمول دفاتر قانونی هستند که قبل از انجام عملیات حسابداری باید دفاتر روزنامه تصویب گردد.
• ماده ۳: مودیان مشمول این آیین نامه مکلفند برای هر سال مالی، فقط از دفاتر دارای امضا، پلمپ و ثبت شده ظرف یک سال قبل استفاده نمایند، مگر اینکه در اثناء سال قبل بعلت تمام شدن دفاتر نیاز به دفاتر جدیدی داشته باشد که در این صورت مجاز هستند دفاتر جدید را امضاء، پلمپ و ثبت نمایند و با رعایت مقررات ماده ۱۶ این آیین نامه، ادامه عملیات مالی را در دفاتر جدید ثبت کنند. درج تعداد و مشخصات دفاتر مأخوذه برای استفاده در هر سال مالی، در اظهارنامه مالیاتی مربوط به آن سال الزامی است. هر ساله آخرین زمان تحویل دفاتر قانونی به مراجع مالی مشخص می شود.
• ماده ۴: دفتر روزنامه دفتری است که تمامی اشخاص اعم از حقیقی و یا حقوقی باید تمام همکاری ، معاملات و حساب های مالی شرکت را با توجه به قوانین موجود و استاندارد های تعیین و تعریف شده با رعایت تاریخ مندرج در آن ثبت و نگهداری کنند.
• ماده ۵: دفتر کل دفتری است که تمام عملیات مالی بر حسب کد گذاری یا سر فصل در آن ثبت می‌شود. این ثبت به ترتیبی انجام می‌شود که تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه از آن امکان پذیر باشد.
• ماده ۶: دفتر مشترک روزنامه و کل، دفتری است که دارای ستون هایی برای سر فصل حساب های متفاوت می باشد، به طوری که مدیران می توانند نتیجه عملیات خود را از آن استخراج کنند و سود، زیان و ترازنامه را تهیه کنند تا اشخاص حقیقی و حقوقی با ثبت و نگهداری آن بتوانند این کار را انجام دهند.
• ماده ۷: دفتر مشاغل که به عنوان دفتر درآمد و هزینه های آن نامیده می شود دفتری است که حداقل دارای ستون هایی برای درج تاریخ، شرح معاملات، در آمد، هزینه و دارایی های قابل استهلاک باشد و معاملات نام برده شده به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می گردد به طوری که در پایان سال با تعیین جمع درآمد و هزینه شغلی مودی و تنظیم حساب سود و زیان از آن امکان پذیر باشد.
• سایر دفاتر، اسناد حسابداری و مدارک حساب
• ماده ۸: دفتر معین دفتری است که برای تفکیک و جداسازی هر یک از حسابهای دفتر کل برحسب نیازها و شرایط حساب ممکن است نگهداری شود. کارت های حساب اعم از آنکه بوسیله دست یا ماشین تهیه شده باشد در حکم دفاتر معین است .
• ماده ۹: سند حسابداری فرمی است که در آن یک یا چند مورد از معاملات و سایر معاملات مالی و محاسباتی به حسابهایی که بر حسب مورد بدهکار یا بستانکار گردیده، تجزیه شود و پس از امضاء در مراجع قابل صلاحیت می گردد و مندرجات آن قابل ثبت در دفاتر می‌باشد .
• ماده ۱۰: مدارک حساب، سندهایی هستند که رویداد یک یا چند فعالیت یا رویداد مالی یا محاسباتی را بیان می‌کنند و بر اساس آن اسناد و دفاتر بر مبنای آنها تنظیم و تحریر می گردد.