دفاتر ثبت تجاری و چگونگی تنظیم و نگهداری آن ها
به دلیل آنکه معاملات بازرگانان ،عملیات تجاری و داد و ستد های فراوانی را شامل می شود، اشخاص زیادی را درگیر می نماید که می بایست به جهت برقراری نظم و پیش بینی وقایع مرتبط،اقدامات مورد نیاز به منظور ثبت و ضبط امور و فعل و انفعالاتی که به تمامی فعالیت تجار و تجارتخانه مرتبط است ،پیش بینی گردد تا در صورت نیاز به وسیله ی مراجعه به آن ها بتوان له یا علیه تجار برای اثبات ادعا و دعوی احتمالی و احقاق حق اقداماتی انجام داد.در این خصوص ثبت کریم خان در رابطه با دفاتر ثبت تجاری و نحوه ی تنظیم و نگهداری آن ها که یکی از این اقدامات می باشد،توضیحاتی را تشریح می نماید.
در گذشته بازرگانان و کسبه بازار از دفاتر ثبت تجاری در امور روزمره خود استفاده می نمودند تا با گذشت زمان و با به وجود آمدن قوانین و مقررات و شکل گیری قانون تجارت و اعمال ضوابط قانونی،بازرگانان به رعایت قوانین مرتبط مکلف شدند که در دنیای کنونی تقریباَ در کلیه ی کشورها تاجران به تهیه و تنظیم و ثبت دفتر تجارتی موظف خواهند بود.
در ادامه ثبت کریم خان به ذکر انواع دفاتر ثبت تجاری و شرح هر کدام می پردازد.
الف-انواع دفاتر ثبت تجاری
اول-دفتر روزنامه
دفتر روزنامه عبارت است از دفتری که تاجر می بایست در هر روز مطالبات و دیون و داد و ستد تجاری و معاملات که به اوراق بهادارمربوط می باشند مانند، خرید و فروش و ظهرنویسی و در کل تمامی واردات و صادرات تجاری را به هر نام و مشخصاتی که است و وجوهی را که به منظور مخارج شخصی خویش برداشت می نماید رادر آن به ثبت برساند.(ماده 7 ق.ت)
ولی طبق ماده 3 آیین نامه ی “نحوه ی تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر” : ” دفتر روزنامه دفتری می باشد که اشخاص حقوقی یا حقیقی تمامی عملیات مالی و پولی خویش را اعم از خرید و فروش و دیون و مطالبات و ظهرنویسی و هرنوع فعالیتی که ایجاد دین یا طلب نماید و همچنین عملیات محاسباتی را به تاریخ وقوع و دیگر عملیات را که بر اساس اصول حسابداری و عرف متداول دفترداری در انتهای دوره مالی جهت تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه می بایست بلااستثنا به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت نمایند”.در این ماده از اشخاص حقوقی یا حقیقی به جای عبارت “تاجر” اشخاص حقوقی یا حقیقی استفاده شده است و همچنین با توجه به اصول حسابداری و عرف مرسوم دفترداری،در واقع شیوه عملی دفترداری دو طرفه،مد نظر می باشد.
دوم-دفتر کل
دفتر کل نمای همه جانبه یا خلاصه ای به صورت مجزا از دفتر روزنامه می باشد که معاملات تاجر اعم از خرید،فروش،مطالبات یا دیون تحت نظم و عنوان حساب های معین،به ترتیب رویداد در آن ثبت می گردد.
به موجب ماده 8 ق.ت :”دفتر کل دفتری می باشد که تاجر می بایست تمامی معاملات را حداقل هفته ای یک بار از دفتر روزنامه استخراج و گونه های مختلفه آن را تشخیص و منفک کرده،هر گونه را که در صفحه مخصوصی در آن دفتر،به طور خلاصه ثبت نماید”.
سوم-دفتر دارایی
مطابق ماده 9 ق.ت دفتر دارایی عبارت است از دفتری که تاجر لازم است همه ساله ،فهرست کاملی از تمامی دارایی ها اعم از منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال پیشین خود را با جزئیات ،در آن دفتر ثبت تجاری به ثبت و امضاء رساند و می بایست تا پانزدهم فروردین سال بعد این امر صورت پذیرد.در دنیای کنونی عملاَ در بنگاه های تجاری این دفاتر به آنجهت که عملیات سالیانه تاجر یا شرکت تجاری به شکل ترازنامه تنظیم می شود،فاقد اهمیت گشته است.
چهارم-دفتر کپیه
به موجب ماده 10 ق.ت” لازم است تمامی مراسلات و مخابرات و صورت حساب های صدور شده تاجر یا شرکت تجاری به ترتیب تاریخ،در این دفتر به ثبت برسد و نیز بر اساس تبصره ماده یاد شده تمامی مکاتبات و مخابرات و صورت حساب های وارد شده هم می بایست به ترتیب تاریخ ورود،مرتب و در پوشه مخصوص ضبط شود.”
پنجم-دفتر ثبت تجاری
بر اساس ماده 16 ق.ت:چنانچه تاجر ایرانی یا خارجی مایل باشد در ایران شغل متداول خویش را فعالیت های تجاری قرار دهد،مکلف به ثبت اسم خویش در دفتر ثبت تجاری است،در غیر این صورت متخلف به جزای نقدی از 200 تا 2000 ریال محکوم می گردد”.
ب-پلمپ دفاتر ثبت تجاری
دفاتر ثبت تجاری درج شده در ماده 6 ق.ت به جز دفتر دارایی و دفتر کپیه لازم است پیش از آنکه در آن ها مطلبی نگاشته گردد،نماینده اداره ثبت آن را امضاء نموده و اوراق آن ها می بایست شماره ترتیبی و قیطان کشی شده بوده و متصدی امضاء می بایست صفحات هر دفتری را شمارش نموده و در صفحه ابتدایی و انتهایی آن تعداد صفحات آن را با ذکر تاریخ به امضاء برسانند.همچنین لازم است دو طرف قیطان با مهر سربی که وزارت دادگستری جهت این امر تهیه می کند منگنه شده و تمامی اعداد با کلیه ی حروف نگاشته گردد.
بر اساس ماده 2 آیین نامه در خصوص چگونگی تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر:دفاتر روزنامه و کل می بایست به زبان فارسی نگاشته و پیش از ثبت هر نوع معامله در آن ها به موجب مقررات مواد 11 و 12 قانون تجارت مصوب 1311 از سوی نماینده اداره ثبت اسناد امضاء و پلمپ شود.
به هر صورت پلمپ ننمودن دفاتر تجاری آن ها را فاقد توان اثباتی محروم نمی نماید،علاوه بر این می تواند به عنوان امارات قضایی به شمار رود.
در ذیل ثبت کریمخان موضوعاتی را که به موجب آن دفاتر ثبت تجاری قانونی از نظر مالیاتی رد می گردد را ذکر می نماید.
مطابق ماده 20 آیین نامه چگونگی تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر،در موضوعات ذیل دفاتر قانونی رد می گردد.
- خروج دفاتر ثبت تجاری تقدیم شده از پلمپ به هر گونه
- نبود یک یا چند برگ
- به ثبت نرسیدن یک یا چند فعالیت مالی و پولی به شرط احراز
- ارائه ثبت یک یا چند معامله،نسبت به تاریخ رویداد آن ها
- به ثبت رسیدن کلیه یا بخشی از یک فعالیت(آرتیکل،موضوع) در حاشیه
- به ثبت رسیدن کلیه یا بخشی از یک فعالیت میان سطور
- تراشیدن و پاک نمودن مندرجات دفاتر جهت سوء استفاده
- جای سفید گذاشتن در صفحات بیشتر از حد معمول
- سفید ماندن کلیه ی صفحه در دفاتر روزنامه و دفاتر مشاغل جهت سوء استفاده به جز ثبت تراز افتتاحی
- محو مودن مندرجات دفاتر،با رنگ یا جوهر و مانند آن ها جهت سوء استفاده
- تاخیر تحریر دفاتر روزنامه و دفاتر کل و دفاتر مشاغل زاید بر حد مجاز تعیین شده در آیین نامه
- استفاده از دفاتر نانویس سال یا سال های پیش ،چنانچه مشخصات آن ها در زمان تعیین شده در ماده 17 آیین نامه(ظرف 30 روز از تاریخ شروع سال مالیاتی یا مالی)،به حوزه مالیاتی ذیربط اعلام نگردد.
- ارائه نکردن یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپ شده،حتی اگر در آن ها مطلبی نگاشته نگشته باشد.
- بستانکار شدن حساب های بانکی و نقدی،به استثنای مواردی که حساب های بانکی با صورت حساب بانک تطابق نداشته باشد و یا بستانکار شدن حساب های بانکی یا نقدی حاصل از تقدم و تاخیر ثبت حساب ها یا اخذ و پرداخت باشد،که در این حالت دفتر آن را رد نمی نماید.
- ثبت نکردن خلاصه عملیات شعب در دفاتر مرکز
- تقدیم ننمودن آیین نامه یا دستورالعمل های کار ماشین و برنامه های آن در افرادی که از سیستم های مکانیکی یا الکترونیکی استفاده می کنند.
- اشتباه حساب حاصل در ثبت عملیات،چنانچه نسبت به اصلاح آن بر اساس قوانین تبصره ماده 10 آیین نامه اقدام نگردد.
تبصره ماده 10 آیین نامه:”اشتباهات حساب حاصل در ثبت عملیات،چنانچه بعدا در اثنای عملیات سال مربوط مورد توجه واقع و نسبت به اصطلاح آن در دفتر مبادرت و مستندات آن ارائه گردد،به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.” - صادر ننمودن صورت حساب و یا عدم درجه شماره اقتصادی و همچنین عدم رعایت دستورالعمل های صادره از وزارت امور اقتصادی و دارایی.
چنانچه دفاتر قانونی از نظر مالیاتی رد گردد،ارزیاب مالیاتی لازم است مراتب را با قید دلایل مکفی به صورت کتبی به مودی ابلاغ و پرونده موضوع را به منظور رسیدگی به هیات متشکل از سه نفر حسابرس منتخب وزیر امور اقتصادی و دارایی بفرستند.اگر مودی در مدت یک ماه از تاریخ ابلاغ مذکور ،به آن هیات رجوع نموده و با ادای توضیحات کتبی مورد نیاز و با تقدیم دلایل و مدارک مکفی،نسبت به بر طرف نمودن اشکال اقدام نماید،تعیین درآمد مشمول مالیات طبق رسیدگی به دفاتر صورت می پذیرد.وگرنه به موجب رای هیات ذکر شده تعیین خیص درآمد شامل مالیات بر اساس علی الراس صورت می پذیرد.
دیدگاهی یافت نشد