انواع دفاتر تجاری
بر اساس ماده ی 6 قانون تجارت، هر تاجری به جز کسبه ی جزء، موظف می باشد دفاتر ذیل را که به دفاتر تجاری معروف می باشند تهیه نموده و آن ها را برای حسن انجام امور تجاری در اختیار داشته باشد. دفاتر تجاری عبارتند از دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه یا اندیکس که ثبت شرکت کریم خان در ادامه هر یک از دفاتر را به صورت مجزا تشریح نموده است و ضرورت پلمپ دفاتر تجاری را نیز ذکر خواهد نمود.
1- دفتر روزنامه:
دفتر روزنامه دفتری می باشد که تاجر می بایست همه روزه تمام عملیات خود را از قبیل مطالبات، دیون، داد و ستد تجاری، معاملات مربوط به اوراق تجاری و در کل تمام فعالیت های مالی خود را به هر اسم و رسمی که هست و حتی مبالغی را که جهت مخارج شخصی خود برداشت می نماید در آن دفتر ثبت کند.
2- دفتر کل:
دفتر کل دفتری می باشد که تاجر می بایست تمام معاملات خود را لااقل هفته ای یک بار از دفتر روزنامه استخراج کند و انواع مختلف آن را از یکدیگر متمایز نماید و هر نوع آن را در صفحه ی مخصوصی از آن دفتر به صورت خلاصه ثبت نماید.
3- دفتر دارایی:
دفتر دارایی دفتری می باشد که تاجر می بایست هر سال لیست جامعی از تمام دارایی های منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال پیش خود را به ریز مشخص نموده و در آن دفتر ثبت و امضا نماید. لازم به ذکر است که این کار می بایست تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام گیرد.
4- دفتر کپیه:
دفتر کپیه دفتری می باشد که تاجر می بایست کلیه ی مراسلات و نامه های صادره و وارده، تلکس، تلگراف ها، فاکتورها و فارکس های خود را در آن ثبت کند. دفاتر تجاری (به استثنای دفتر کپیه) بر اساس الزامات ماده ی 11 و 12 قانون تجارت می بایست از سوی اداره ی ثبت شماره گذاری شده و امضا و پلمپ گردند.
دفاتر دیگری نظیر دفتر معین، دفتر ضمانت نامه ها، دفتر صندوق و مانند آن هم توسط تجار مورد استفاده قرار می گیرد که به صورت اختیاری می باشد و برای استفاده از آن ها هیچ گونه الزام قانونی وجود ندارد، اما برای سهولت اداره ی امور شرکت ها و حجره های تجار استفاده می شود.
اهمیت دفاتر تجاری
اگر دفاتر ثبت تجاری بر اساس قانون تنظیم شده باشد، نقش بسیار مهم و مثبتی در تسهیل کار تجار ایفا می کند، اما در صورتی که در تنظیم آن وجوه قانونی رعایت نشده باشد، آثار سوئی علیه تاجر به همراه دارد.
- چنانچه دفاتر تجاری بر اساس مقررات قانون تجارت مرتب شده باشند، در امور تجاری در میان تجار سندیت خواهند داشت، در صورتی که غیر از این باشد فقط علیه مالک آن دارای اعتبار خواهد بود.
- چنانچه دفاتر تجاری بر اساس مقررات قانون تجارت تنظیم شده باشند قادر می باشند به عنوان عملکرد مالی مورد پذیرش ممیزان مالیاتی قرار گیرند.
- بر اساس مواد 1298 و 1299 قانون مدنی، دفاتر تجاری در مواردی که ثبت شرکت کریمخان در ذیل بیان نموده است دلیل محسوب نمی گردند:
3-1. هنگامی که در دفتر، بی ترتیبی و اغتشاشی کشف شود که به سود مالک دفتر باشد.
3-2. هنگامی که بی اعتباری دفتر در گذشته در موردی در محکمه ثابت شده باشد.
3-3. چنانچه ثابت شود که اوراق دفتر دارای تراشیدگی است، یا اوراق جدیدی وارد آن شده است.
3-4. هنگامی که طرف دیگر تاجر نباشد، فقط امکان دارد جزء قرائن و امارات ادعای او قرار بگیرد.
چرا پلمپ دفاتر تجاری ضروری است؟
قانونگذار برای دفاتر تجاری ارزش و اهمیت ویژه ای قائل شده است و این دفاتر میان تجار دارای سندیت می باشند. جهت جلوگیری از تقلب و وارد نمودن برخی از اقلام به تاریخ های بعد، تشریفاتی د رنظر گرفته شده است که حتی المقدور تجار قادر نباشند در آینده ارقامی را وارد دفاتر تجاری خود نمایند.
ماده ی 11 قانون تجارت تعیین نموده است : “دفاتر مذبور در ماده ی 6 به جز دفتر کپیه پیش از آنکه در آن چیزی نوشته شده باشد به وسیله ی نماینده ی اداره ثبت (که بر اساس نظامنامه ی وزارت عدلیه مشخص می شود) به امضاء خواهد رسید. این امضا برای دفتر کپیه ضروری نیست اما می بایست اوراق آن دارای نمره ی ترتیبی باشد. در هنگام تجدید سالیانه ی هر دفتر قوانین و مقررات این ماده رعایت خواهد شد. حق امضاء از قرار هر صد صفحه با کسر نمودن آن دو ریال و به اضافه ی مشمول ماده ی 135 قانون ثبت اسناد می باشد”.
بنابراین، دفاتر روزنامه، دفاتر کل و دفاتر دارایی و همچنین هر دفتری که وزارت دادگستری وجود آن را الزامی بداند، می بایست پیش از آنکه در آن چیزی نوشته شود، توسط نمایندگان اداره ی کل ثبت گردد و همچنین مهر و پلمپ شود. صفحات دفاتر فوق می بایست دارای شماره ی ترتیب از قبیل ردیف یا مترادف بوده و نخ کشی شده باشند. متصدی امر تمام صفحات آن را شمارش نموده و به مهر مخصوصی ممهور می کند و تعداد صفحات را در ابتدا و انتهای آن با ذکر نام و مشخصات تاجر مالک دفتر، قید و اعداد را با کلیه ی حروف نوشته و دو طرف آن را با مهر سربی که توسط وزارت دادگستری تهیه شده است پلمپ می نماید. دفتر کپیه به پلمپ و ثبت نیاز ندارد. تاجر موظف می باشد معاملات خود را به ترتیب در دفاتر مذکور ثبت نماید. مطابق با ماده ی 13 قانون تجارت، تراشیدگی، مخدوش نمودن و گذاشتن صفحات سفید بیش از حد در دفاتر ممنوع می باشد. الزامیست که تجار این دفاتر را حداقل تا 10 سال نگه دارند.
” آیا با دقت به ماده ی 13 قانون تجارت، نگهداری اسناد و مدارک مثبته دفاتر قانونی شرکت ها نظیر فاکتورهای فروش روزانه و اسناد حسابداری به مدت ده سال الزامی می باشد یا خیر؟
نظر مشورتی اداره ی حقوقی در خصوص این سوال به شرح ذیل می باشد:
دستور ماده ی 13 قانون تجارت، در رابطه با نگهداری دفاتر تجاری به مدت ده سال بر این مبنی می باشد که در صورت استناد به مندرجات دفاتر تجاری در مراجع صالح یا نیاز به حسابرسی و ارزیابی و بررسی امور تجاری تاجر و مشابه آن، دفاتر تجاری در دسترس باشد و به این علت که شرط اعتبار دفاتر این می باشد که بر اساس قانون تجارت مرتب شده باشد و لازمه ی تشخیص این امر مشاهده و بررسی اسناد و مدارک مرتبط و تطابق آن ها با مندرجات دفاتر می باشد، بنابراین تأمین منظور و هدف مقنن از نگهداری دفاتر تجاری بدون محافظت و نگهداری اسناد و مدارک مذکور از قبیل فاکتورها و اسناد حسابداری امکان پذیر نمی باشد. در نتیجه اینگونه به نظر می رسد که ماده ی 13 قانون تجارت به نگهداری این گونه اسناد نیز نظارت می نماید. (مجموعه نظرهای مشورتی اداره ی حقوقی دادگستری جمهوری اسلامی ایران در مسائل مدنی،از سال 1358 به بعد،روزنامه رسمی،1368)
در انتها امیدواریم این مقاله از سری مقالات وبسایت تخصصی ثبت شرکت کریم خان در رابطه با ضرورت پلمپ دفاتر تجاری برای شما متقاضیان گرامی مفید واقع شده باشد.
دیدگاهی یافت نشد