جزئیات هیئت مدیره شرکت سهامی

در مقاله های پیشین موسسه ثبت کریم خان در خصوص مجامع عمومی شرکت سهامی به عنوان عالی ترین رکن اداره شرکت ها نکات اصلی اشاره کرده است. در این بخش هیئت مدیره شرکت های سهامی به عنوان دومین رکن مهم اداره این نوع از شرکت های تجاری مورد توجه قرار می گیرد.

1. شرایط انتخاب عضو هیات مدیره

بنا بر ماده 111 قانون اصلاح قانون تجارت اشخاصی که قادر به پذیرش سمت عضویت در هیات مدیره نیستند عبارتند از :

محجورین و اشخاصی که حکم ورشکستگی آن ها صادر شده است.
افرادی که به علت ارتکاب جنایت با یکی از جنحه های ذیل به موجب حکم قطعی از حقوق اجتماعی کلاَ یا بعضاَ محروم شده باشند در مدت محرومیت :

” سرقت – خیانت در امانت – کلاهبرداری – جرائمی که براساس قانون در حکم خیانت در امانت کلاهبرداری شناخته شده است – اختلاس- تدلیس- تصرف غیر قانونی در اموال ” .

2. مرجع انتخاب هیات مدیره

مجمع عمومی موسس
مجمع عمومی عادی

موسسه حقوقی ثبت کریم خان قصد دارد در این قسمت از مقاله ماده 107 قانون اصلاحیه قانون تجارت را تشریح کند.با ما همراه باشید.

الف – لزوم انتخاب اعضای هیات مدیره از میان صاحبان سهام همان شرکت.
ب- قابلیت عزل اعضای هیات مدیره ، به عبارت دیگر، اساسنامه شرکت ها و یا تصمیمات مجمع عمومی شرکت ها نمی تواند اعضای هیات مدیره را غیرقابل عزل کند.
ج- تعیین نصاب حداقل پنج نفر جهت اعتبار هیات مدیره شرکت های سهامی عام . به عبارت دیگر ، قانون تجارت نصابی برای شرکت های سهامی خاص معین نکرده است.

براساس قانون تجارت ، اعضای هیات مدیره شرکت های سهامی که برخی از آن ها در این قانون از آن ها با عنوان ( مدیران شرکت ) نام برده شده است ، در ابتدای فعالیت شرکت به وسیله مجمع عمومی موسس و در مراحل بعدی توسط مجمع عمومی عادی برگزیده می شوند.

دوره خدمت اعضای هیات مدیره در اساسنامه شرکت معین می شود، اما براساس قانون این مدت نباید بیشتر از دو سال به طول بینجامد. اما انتخاب دوباره اعضای هیات مدیره پس از تمام کردن این دوره دو ساله مانعی ندارد.

همچنین براساس ماده 211 اصلاحیه قانون تجارت ، ” به محض انتصاب مدیران تصفیه برای شرکت ، دوره خدمت اعضای هیات مدیره خاتمه خواهد یافت “.

در خصوص نحوه تعیین مدیر عامل و رئیس هیئت مدیره از اداره کل حقوقی و تدوین قوانین قوه قضائیه استعلام شده که سوال و پاسخ به شرح ذیل می باشد :

سوال – آیا قید کردن این ماده در اساسنامه شرکت که تعیین مدیر عامل و رئیس هیئت مدیره از اختیارات مجمع عمومی خارج و در اختیار رئیس مجمع عمومی باشد منطبق با قانون تجارت است یا خیر؟

نظریه شماره 292/7- 25/1/1376

نظریه اداره کل حقوقی و تدوین قوانین قوه قضائیه

تعیین هیئت مدیره از صلاحیت های مجمع عمومی عادی می باشد و براساس دو ماده 119 و 124 قانون تجارت تصویب شده در سال 1374 هیات مدیره در اولین جلسه خود از میان اعضاء هیات ، رئیس، نائب رئیس و مدیر عامل را باید برگزیند، قسمت اخیر ماده 119 این قانون تصریح می کند که هر ترتیبی خلاف این ماده در اساسنامه مقرر گردد کان لم یکن به حساب می آید.

3. اختیارات هیئت مدیره

مهم ترین موضوع بعد از انتخاب هیات مدیره هر شرکت، حدود اختیارات آن می باشد. ماده 118 اصلاحیه قانون تجارت ، به منظور رفع مشکلات ناشی از این موضوع بحث انگیز به صورت صریح و روشن این گونه می گوید :

” جز درباره موضوعاتی که موجب مقررات این قانون اخذ تصمیم و اقدام درباره آن ها در صلاحیت خاص مجامع عمومی است ، مدیران شرکت ، دارای کلیه اختیارات لازم برای اداره امور شرکت می باشند، مشروط به آنکه تصمیمات و اقدامات آن ها در حدود موضوع شرکت باشد. “

ایجاد محدودیت در اختیارات مدیران در اساسنامه یا براساس تصمیمات مجامع عمومی تنها از نظر روابط میان مدیران و صاحبان سهام معتبر بوده و در برابر اشخاص ثالث باطل و کان لم یکن می باشد.این ماده به منظور حفظ نظم و امنیت در نظام تجاری کشور، قانون حقوقی جالبی را گذاشته است. به این ترتیب که مسئولیت هیات مدیره دو حالت است :

اول – رابطه هیات مدیره شرکت با افراد خارج از شرکت که در این حالت مسئولیت و اختیارات هیات مدیره به صورت عام در نظر گرفته شده است. مگر در موارد بسیار مهمی که در قانون تجارت این مسئولیت ها و اختیارات به مجامع عمومی واگذار شده است. بنابراین این مسئولیت و اختیارات برای تمامی اشخاص ذی نفع قابل تشخیص می باشد، و نوعی وحدت رویه در نظام حقوقی تجارت کشور در این رابطه وجود دارد.
دوم- رابطه میان هیات مدیره و صاحبان شرکت است که این یک رابطه داخلی بوده و حدود مسئولیت ها و اختیارات هیات مدیره را اساسنامه شرکت و یا مصوبات مجامع عمومی آن معین خواهد کرد.

بنابراین در صورتی که هیات مدیره یک شرکت سهامی برخلاف اساسنامه و یا تصمیمات مجامع عمومی شرکت، قراردادی ببندد قرارداد ذکر شده از نظر رابطه خارجی شرکت برای طرف قرارداد اعتبار خواهد داشت، اما از نظر رابطه داخلی هیات مدیره در برابر صاحبان سهام مسئول خواهد بود.

در تاکید بر اصل صحت اقدامات هیات مدیره در برابر اشخاص ثالث، ماده 135 اصلاحیه قانون تجارت این گونه می گوید:

” کلیه اعمال و اقدامات مدیران و مدیران عامل شرکت در مقابل اشخاص ثالث نافذ و معتبر است، و نمی توان به عذر عدم اجرای تشریفات مربوط به طرز انتخاب آن ها اعمال و اقدامات آنان را غیر معتبر دانست. “

در برابر اصل صحت اقدامات حقوقی و معاملات شرکت به وسیله هیات مدیره و مدیر عامل، یک استثنای کلی در قانون تجارت پیش بینی شده است.مواد 129 لغایت 133 اصلاحیه قانون تجارت، جهت حفظ حقوق تمامی صاحبان شرکت در برابر هر گونه تبانی احتمالی، و به عنوان یک اقدام پیشگیری کننده ، معاملات اعضای هیات مدیره و مدیر عامل به عنوان طرف قرارداد با شرکت ( به طور مستقیم و یا حتی غیر مستقیم) را مشروط به اطلاع به بازرس شرکت و تصویب در مجمع عمومی شرکت کرده است.اگر چه عبارت ( غیرمستقیم) در قانون تجارت تعریف نشده است، و تشخیص آن به دادگاه موکول شده است، اما این گونه به نظر می رسد منظور از این عبارت معاملات اعضای هیات مدیره و مدیر عامل، به نام بستگان درجه اول و یا به نام شرکتی که سهامدار عمده آن به حساب می آیند باشد.

در ماده 133 اصلاحیه قانون تجارت ، قاعده مهم منع رقابت با شرکت بوسیله اعضای هیات مدیره و مدیر عامل پیش بینی شده است.در این ماده ، فعالیت اعضای هیات مدیره و مدیر عامل در فعالیت های تجاری شبیه به فعالیت شرکت ممنوع اعلام شده است.قانون تجارت به عنوان ضمانت اجرایی این ماده دو راهکار حقوقی و جزایی پیش بینی نموده است، از جنبه حقوقی، در همان ماده در صورتی که اشخاص ذکر شده از مقررات این ماده سرپیچی نمایند ، مسئول جبران ضرر وارد شده به شرکت از قبیل خسارت مستقیم و یا عدم النفع خواهند بود.

از جنبه جزایی نیز، ماده 257 اصلاحیه قانون تجارت، مجازات حبس از یک سال تا سه سال را برای نامبردگان چنانچه جرمی مرتکب شوند پیش بینی نموده است.

الف – رییس اعضای هیات مدیره و مدیر عامل شرکت که اموال یا اعتبارات شرکت را برخلاف منافع شرکت برای مقاصد شخصی یا برای شرکت یا موسسه دیگری که خود به صورت مستقیم یا غیر مستقیم در آن ذی نفع باشند، مورد استفاده قرار دهند.
ب- رییس و اعضای هیات مدیره و مدیرعامل شرکت که با سوء نیت از اختیارات خود برخلاف منافع شرکت برای مقاصد شخصی یا برای شرکت یا موسسه دیگری که خود به طور مستقیم یا غیرمستقیم در آن ذی نفع می باشند، مورد استفاده قرار دهند.

4. مسئولیت های هیات مدیره

قانون تجارت در برابراختیارات گسترده ای که به هیات مدیره واگذار کرده است، مسئولیت های مهمی هم برای اداره شرکت برای آن ها در نظر گرفته است، که به برخی از آن ها اشاره می گردد.

بنا بر ماده 137 اصلاحیه قانون تجارت هیات مدیره میبایست حداقل هر شش ماه یک بار خلاصه صورت دارایی و قروض شرکت را تنظیم نموده و به بازرس شرکت ارائه دهد. همچنین براساس ماده 137 اصلاحیه قانون تجارت، هیات مدیره باید بعد از انقضای سال مالی شرکت، مجمع عمومی سالیانه شرکت را جهت تصویب ترازنامه و حساب سود و زیان دعوت کند.

در ماده 257 اصلاحیه قانون تجارت، ضمانت اجرایی جزایی حبس از یک سال تا سه سال برای ارتکاب جرایم ذیل پیش بینی شده است:

الف- رئیس و اعضای هیات مدیره و مدیر عامل شرکت که بدون صورت دارایی و ترازنامه یا به استناد صورت دارایی و ترازنامه ذکر شده منافع موهومی را میان صاحبان سهام تقسیم کرده باشند.
ب- رییس یا اعضای هیات مدیره و مدیر عامل شرکت که ترازنامه غیرواقع جهت پنهان داشتن وضعیت واقعی شرکت به صاحبان سهام داده باشند.

همچنین براساس ماده 140 اصلاحیه قانون تجارت، هیات مدیره باید هر سال یک بیستم از سود خالص شرکت را به عنوان اندوخته قانونی موضوع کند.تا زمانی که اندوخته قانونی شرکت به یک دهم سرمایه شرکت نرسیده باشد، این تخصص الزامی می باشد و بعدی از رسیدن به این نصاب اختیاری خواهد بود.یکی دیگر از مهم ترین وظایف هیات مدیره، دعوت فوری مجمع عمومی فوق العاده در صورت ورود زیان حداقل معادل نصف سرمایه شرکت است. براساس ماده 141 اصلاحیه قانون تجارت مجمع عمومی ذکر شده در خصوص انحلال یا کاهش سرمایه شرکت تصمیم خواهد گرفت.

ماده ذکر شده به عنوان ضمانت اجرایی انجام این تکلیف به وسیله هیات مدیره ، به هر ذی نفعی حق داده است که در صورت عدم انجام این تکلیف به وسیله هیات مدیره، به صورت رسمی تقاضای انحلال شرکت را از طریق دادگاه به عمل آورد.

مطالبه بخش پرداخت نشده از مبلغ اسمی سهام شرکت در مهلت مقرر در قانون تجارت از دیگر وظایف هیات مدیره است. براساس ماده 246 اصلاحیه قانون تجارت، در صورتی که هیات مدیره در انجام این وظیفه کوتاهی کنند و دو ماه پیش از پایان مهلت ذکر شده مجمع عمومی فوق العاده شرکت را برای کم کردن سرمایه شرکت دعوت نکند،محکوم به مجازات حبس دو ماه تا شش ماه یا جزای نقدی از سی هزار ریال تا سیصد هزار ریال خواهند شد.نقش بازرسان در اداره سالم شرکت بسیار مهم است. به همین جهت قانون تجارت ضمانت اجراهای قوی جهت حضور و نظارت بازرسان پیش بینی کرده است.

در همین راستا، ماده 259 اصلاحیه قانون تجارت مجازات حبس دو ماه تا شش ماه یا جزای نقدی بیست هزار ریال تا دویست هزار ریال یا هر دو مجازات را برای اعضای هیات مدیره ای که به صورت عمدی مجمع عمومی صاحبان سهام را برای انتخاب بازرسان شرکت دعوت نکنند و یا بازرسان شرکت را به مجامع عمومی صاحبان سهام دعوت نکنند، پیش بینی کرده است.

براساس ماده 260 اصلاحیه قانون تجارت، به طور عام وظایف و مسئولیت های هیات مدیره در برابر بازرسان شرکت را به شرح ذیل بیان داشته است :
” رئیس و اعضای هیات مدیره و مدیر عامل که عامداَ مانع یا مخل انجام وظایف بازرسان شرکت بشوند یا اسناد و مدارکی که برای انجام وظایف آن ها لازم است در اختیار بازرسان قرار ندهند، به حبس تادیبی از سه ماه تا دو سال یا به جزای نقدی از بیست هزار ریال تا دویست هزار ریال یا به هر دو مجازات محکوم خواهند شد”.

به غیر از مسئولیت های فوق، اصلاحیه قانون تجارت موارد دیگری از مسئولیت های هیات مدیره که واجد مسئولیت کیفری هم می باشد، ماده 261 اصلاحیه قانون تجارت هم برای اعضای هیات مدیره یا مدیر عامل هر شرکت سهامی که پیش از به ثبت شدن افزایش سرمایه یا در صورتی که ثبت افزایش سرمایه مزورانه یا بدون رعایت تشریفات لازم انجام شده باشد،سهام یا قطعات سهام جدید صادر و منتشر کند به جزای نقدی از ده هزار تا یکصد هزار ریال مجاز است تعیین کرده است. و چنانچه پیش از پرداخت کل مبلغ اسمی سهام سابق اقدام به صدور و انتشار سهام جدید یا قطعات سهام جدید کنند حبس از دو ماه تا شش ماه و جزای نقدی از بیست هزار تا دویست هزار ریال مجازات در نظر گرفته است. مواد 262، 263،264،265 اصلاحیه قانون تجارت مجازات هایی جهت اقدامات مشابه بوسیله هیات مدیره پیش بینی شده است.

به جز موارد زیادی که در قانون تجارت به عنوان مسئولیت های هیات مدیره بین شده است، رعایت دو قاعده مهم کلی که نشان دهنده حدود مسئولیت های هیات مدیره، تمام سهامداران و تمام اشخاص ذی نفع خارج از شرکت ضروری می باشد.

ماده 142 اصلاحیه قانون تجارت در بیان مسئولیت کلی هیات مدیره این گونه می گوید :
” مدیران و مدیر عامل شرکت در مقابل شرکت و اشخاص ثالث نسبت به تخلف از مقررات قانون یا اساسنامه شرکت و یا مصوبات مجمع عمومی بر حسب مورد منفرداَ یا مشترکاَ مسئول می باشند و دادگاه حدود مسئولیت هر یک را برای جبران خسارت تعین خواهد نمود”.

بنابراین مسئولیت هیات مدیره و مدیرعامل به رعایت مقررات ذیل می باشد :

الف- قوانین ذیربط
ب- اساسنامه شرکت
ج- مصوبات مجمع عمومی

مسئولیت های فوق به دو صورت ذیل خواهد بود:

الف- منفرداَ
ب- مشترکاَ

5- حق الزحمه هیات مدیره

اعضای هیئت مدیره در شرکت های سهامی دو نوع هستند که این دو نوع شامل عضو موظف و عضو غیرموظف می باشد.

الف-عضو موظف

عضو موظف، شخصی است که علاوه بر عضویت در هیات مدیره، در همان شرکت یک سمت رسمی را به طور تمام وقت در تصدی داشته باشد. برای مثال مدیر عامل، مدیر مالی، مدیر امور حقوقی و قراردادها و … .اصولا در مورد این اشخاص از عناوینی همانند ( مدیر عامل و عضو هیات مدیره) ، ( مدیر مالی و عضو هیات مدیره ) و … در مکاتبات رسمی استفاده می گردد.این اشخاص در حقیقت مستخدم شرکت بوده و براساس قرارداد همکاری تمام وقت حقوق و مزایا دریافت می کنند.

ب- عضو غیر موظف

اعضایی که تنها در هیات مدیره شرکت حضور داشته و صرفاَ در جلسات آن شرکت دارند، عضو غیرموظف نام دارند.در خصوص این اشخاص بنابر ماده 134 اصلاحیه قانون تجارت، صرفاَ میبایست متناسب با میزان جلساتی از هیات مدیره که در آن شرکت می کنند، حق الزحمه پرداخت گردد.این مبلغ را مجمع عمومی به صورت ثابت برای تمامی اعضاء غیرموظف به شکل یکسان تعیین و چک پرداخت خواهد کرد.

طبق ماده 134 اصلاحیه قانون تجارت : ” اعضاء غیرموظف هیات مدیره حق ندارند به جز آنچه در این ماده پیش بینی شده است در قبال سمت مدیریت خود به طور مستمر و یا غیر مستمر بابت حقوق یا پاداش یا حق الزحمه وجهی از شرکت دریافت کنند.”

6- پاداش هیات مدیره

قانون تجارت با توجه به مسئولیت هایی که اعضاء هیات مدیره دارند و جهت ایجاد انگیزه در توسعه فعالیت های سود ده شرکت، به غیر از حق الزحمه هایی که برای اعضای موظف و غیرموظف پیش بینی نموده ، پاداش سالیانه ای هم برای آن ها در نظر گرفته است.

براساس ماده 134 اصلاحیه قانون تجارت : ” همچنین در صورتی که در اساسنامه پیش بینی شده باشد مجمع عمومی می تواند تصویب کند که نسبت معینی از سود خالص سالانه شرکت به عنوان پاداش به اعضاء هیات مدیره تخصیص داده شود . “

نتیجه این حکم چند موضوع است که موسسه ثبت کریم خان در ادامه به توضیح این موضوعات می پردازد:

الف- پرداخت پاداش به هیات مدیره میبایست در اساسنامه شرکت پیش بینی شده باشد.
ب- به فرض پیش بینی در اساسنامه، پرداخت آن اختیاری است و مجمع می تواند این مبلغ را پرداخت نماید و اجباری ندارد.
ج- پاداش هیات مدیره به تمامی اعضاء از قبیل موظف یا غیرموظف تعلق می گیرد.

قانون تجارت میزان پاداش های هیات مدیره را به تشخیص مجمع عمومی قرار داده است ولی سقفی برای این گونه پاداش در نظر نگرفته است.

بنابر ماده 241 اصلاحیه قانون تجارت این سقف عبارت است از :