ثبت کریم خان در این مقاله در خصوص دفاتر قانونی شرکت های تجاری و نحوه ی پلمپ آن ها توضیح می دهد.
فن دفتر داری و حسابداری در حقیقت بستری است که اطلاعات مورد نیاز را در خصوص وضع تاجر و موسسات تجارتی به دست آورده و جمع آوری می کند و این شرایط را برای تاجران و اشخاص ذینفع به وجود می آورد تا در هر زمانی از وضع دارایی،دیون و مطالبات و تعهدات و پیشرفت یا عدم پیشرفت امور موسسه تجارتی اطلاع مطلع گردد.پس هر تاجری به جز کسبه جزء میبایست دفاتر روزنامه ، کل ، دارایی و کپیه را داشته باشد.خصوصاً که قوانین مالیاتی ایران درآمد بازرگان و شرکت ها را طبق ترازنامه و حساب سود و زیان آنان که از روی دفاتر قانونی تنظیم می گردد قرار می دهد.
- دفتر روزنامه:به دفتری می گویند که تاجر میبایست هر روز مطالبات و دیون و داد و ستد تجارتی و معاملات در خصوص اوراق تجارتی(از قبیل خرید و فروش و ظهر نویسی) و در کل تمامی واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند در آن دفتر به ثبت می رساند.
- دفتر کل:به دفتری می گویند که تاجر میبایست تمامی معاملات را حداقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخیص داده و جدا کرده هر نوعی را در صفحه مخصوص در آن دفتر بطور خلاصه ثبت کند.
- دفتر دارایی:به دفتری می گویند که تاجر میبایست هر سال صورت جامعی از تمامی دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده در آن دفتر به ثبت رسانده و امضاء کند و این کار تا پانزدهم فروردین ماه سال بعد انجام شود.
- دفتر کپیه:به دفتری می گویند که تاجر میبایست تمامی مراسلات و مخابرات و صورت حساب های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ به ثبت می رساند.
مقنن اهمیت ویژه ای برای دفاتر تجارتی قائل شده و میان تجار،دفاتر تجارتی سندیت دارد.(بنابراین دفاتر روزنامه و کل دارایی)پیش از آنکه در آن چیزی نوشته شود به وسیله مرجع ثبت شرکت ها باید پلمپ شود.
براساس مفاد ماده 11 و 12 قانون تجارت ذکر شده در ماده 6(روزنامه-کل-دارایی و کپیه) و دیگر دفاتری که تجار برای امور تجارتی خود مورد استفاده قرار می دهند (مانند دفتر اوراق سهام-دفتر انبار و نظایر آن) در صورتی معتبر و دارای سندیت می باشند که براساس مقررات این قانون تهیه و تنظیم شده باشند در غیر اینصورت تنها علیه صاحب آن ها معتبر خواهند بود.بنابراین با توجه به مراتب فوق دفاتر روزنامه،کل و دارایی باید از جانب اداره ثبت،شماره گذاری،امضا و پلمپ شوند.از آن جا که ترازنامه جایگزین دفتر دارایی شده است بنابراین در حال حاضر پلمپ و شماره گذاری دفاتر روزنامه و کل که اصولاً پایه حسابداری موسسات است بسیار مهم است و پلمپ دیگر دفاتر تقریباَ دیگر انجام نمی شود عملاً منسوخ شده است.
ماده 2 آئین نامه چگونگی تنظیم ، نگارش و نگهداری از دفاتر اذعان می دارد:دفاتر روزنامه و کل میبایست به زبان فارسی تحریر و پیش از ثبت هر معامله ای در آن ها براساس مقررات مواد 11 و 12 قانون تجارت تصویب شده در سال 1311 از جانب نماینده اداره ثبت اسناد امضاء و پلمپ شود.بنابراین،دفاتر تجارتی باید دارای نمره ترتیبی(صفحه گذاری شده) و قیطان کشیده باشد و با درخواست کتبی متقاضی(در خصوص شرکت ها و موسسات غیر تجارتی به امضاء صاحبان امضاء مجاز)و مهر کردن تمامی صفحات هر دفتر به مهر مخصوص پلمپ دفاتر تجارتی و سپس پرداخت حق الثبت مربوط و کامل کردن اظهارنامه پلمپ دفاتر تجارتی،دفاتر فوق توسط متصدی مربوط در دفتر مخصوص ثبت و توسط مسئولین مربوطه امضا خواهد شد.
در ضمن میبایست دوطرف قیطان با مهر سربی که وزارت دادگستری برای این منظور تهیه می کند منگنه شده و تمامی اعداد با تمام حروف درج شود.متصدی امضاء میبایست صفحات هر دفتری را شمرده،در صفحه اول و آخر آن تعداد صفحات آن را با ذکر تاریخ به امضاء رساند.لازم به ذکر است که تاریخ پلمپ دفاتر فوق الذکر می باشد زیرا گفته شد که ترازنامه و حساب سود و زیان تمامی اشخاص حقوقی متکی به دفاتر قانونی آن ها است.شایان ذکر است که یکی از وظایف هیئت مدیره ارائه ترازنامه و حساب سود و زیان متکی به دفاتر قانونی حداکثر تا یک ماه بعد از سال مالی به دارایی محل است.
بنابراین پیش از پایان هر سال مالی باید دفاتر قانونی سال مالی بعد را پلمپ کرده و آماده شروع عملیات مالی سال بعد کند.چون قانون مالیات های مستقیم نیز ادارات ثبت را ملزم کرده است که دفاتر ثبت شده و شماره های آن را به اضافه دیگر موارد خواسته شده در قانون در انتهای هر ماه به اداره امور اقتصادی و دارایی محل اقامت موسسه بفرستند.بنابراین اهمیت تاریخ پلمپ دفاتر قانونی مشخص می شود.
البته در خصوص موسسات تازه تاسیس تاخیر ثبت دفاتر برای اولین سال تاسیس تا سی روز از تاریخ ثبت شخص حقوقی یا تاریخ شروع بکار دیگر اشخاص مجاز دانسته شده است.همچنین در مواردی که دفاتر پلمپ شده به وسیله مقامات قضایی یا دیگر مراجع قانونی از دسترس مودی خارج شود صاحب دفتر حداکثر طی مدت سی روز باید کار پلمپ و ثبت دفاتر قانونی جدید را انجام دهند و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید به ثبت برسانند.در صورتی که اشخاص حقیقی یا حقوقی از دفاتر پلمپ شده سال قبل مورد استفاده قرار نداده باشد یا به عبارتی دفاتر ثبت و پلمپ شده خالی مانده باشد و قصد استفاده آن را برای سال مالی آینده داشته باشد مراتب حداکثر طی مدت سی روز از تاریخ شروع سال مالی جدید با ذکر مشخصات دفاتر ذکر به حوزه مالیاتی مربوطه اعلام می گردد.
هر یک از دفاتر قانونی باید در هر صورت تا ده سال در محل شرکت و جزء اسناد شرکت نگهداری گردد و دفاتر هر شرکتی که منحل شده باشد با نظر مدیر ثبت اسناد در محل معینی از تاریخ ختم تصفیه تا ده سال باید محفوظ بماند.در هر حال پلمپ نکردن دفاتر تجارتی آن ها را از قدرت اثباتی محروم نکرده،بلکه می تواند جزء امارات قضایی محسوب گردد.
در ادامه موسسه حقوقی ثبت کریم خان مدارک لازم برای پلمپ دفاتر را بر می شمرد.
مدارک مورد نیاز جهت پلمپ دفاتر
- کپی شناسنامه مدیر عامل و مهر شرکت
- ارائه آخرین تغییرات ثبتی شرکت در روزنامه رسمی
- تقاضای اخذ دفاتر تجاری
اخذ پلمپ دفاتر
برای دریافت پلمپ دفاتر،به سامانه اداره ثبت شرکت ها قسمت پلمپ دفاتر تجارتی مراجعه کنید و بخش اطلاعات متقاضی را کامل کنید.اطلاعات متقاضی پلمپ شامل نوع شخص متقاضی،تابعیت متقاضی،شماره همراه است.کلیه پیامک های مربوط به مراحل انجام کار به شماره همراهی که در این بخش وارد می کنید ارسال خواهد شد.بخش شروع سال مالی و شروع ماه مالی را نیز کامل کنید.مقصود از شروع سال،ماه و روز مالی انتخاب آن ها طبق مراتب مشخص شده در اساسنامه شخصیت حقوقی که به ثبت رسیده است می باشد.تاریخ پایان سال مالی،نیز توسط سامانه مورد محاسبه قرار می گیرد.واضح است که تاریخ ثبت شخصیت حقوقی و درخواست پلمپ مبنای شروع سال،ماه و روز مالی نیست.
سپس با طی کردن دیگر مراحل خواسته شده در سامانه (اطلاعات شخصیت حقوقی،اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه پلمپ،هیئت مدیره شرکت/موسسه،سمت هیئت مدیره شرکت موسسه) فرم اظهارنامه ای که در سایت موجود است را هم تکمیل نمایید و از آن پرینت بگیرید. در صورتی که اطلاعات را به درستی وارد نموده باشید و توسط کارشناس مربوطه تایید شده باشد (پیگیری درخواست از طریق همین سامانه امکان پذیر است)باید پرینت اظهارنامه را به همراه مدارک مذکور،به اداره ثبت ارسال کنید تا اداره پست دفاتر پلمپ را به آدرسی که در سامانه ذکر نموده اید ارسال کند.
فرم گواهی پلمپ دفاتر
شرکت/خانم/آقا
دفاتر خود را در تاریخ……………تحت شماره…………………در این اداره کل پلمپ نموده است.این گواهی حسب درخواست متقاضی جهت ارائه به …………………………صادر گردیده است.
اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری
موارد رد دفاتر
براساس ماده 20 تخلف از تکالیف مقرر در این آیین نامه در موارد زیر باعث رد دفاتر می گردد :
- چنانچه دفاتر ارائه شده از پلمپ خارج شده و یا یک یا چند برگ نداشته باشد.
- ثبت نکردن یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.
- ثبت هزینه ها و درآمد و هر نوع اعمال و اقلام مالی غیر واقع در دفاتر مشروط بر احراز(توضیح آنکه ثبت هزینه هایی که وقوع آن محقق بوده اما به دلایل خاص قانونی از نظر مالیاتی مورد قبول واقع نمی شود و برگشت داده می شود به منزله ثبت هزینه های غیر واقعی تلقی نمی گردد)
- ثبت تمام یا بخشی از یک فعالیت بین سطور
- نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است(مانند مواد گرافیت)ممنوع است.
- تراشیدن،پاک کردن و محو کردن نوشته های دفاتر جهت سوء استفاده(در صورتی که در نوشتن مطالب دچار مشکل شدیم،با توجه به این که استفاده از لاک غلط گیر و هر گونه وسیله از این وسایل ممنوع می باشد،تنها کاری که باید انجام دهیم این است که روی کلمه یا عدد اشتباه با خودکار قرمز یک خط بکشیم و با همان خودکار یا خودنویس اصلی درست آن را بنویسیم)
- تاخیر تحریر دفاتر روزنامه و مشاغل زاید بر حد مجاز براساس تبصره های 2 الی 4 ماده 13 و ماده 17 (یعنی بدون منظور سوء استفاده تا 15 روز و از تاریخ شروع فعالیت شرکت تازه تاسیس تا 30 روز) و تاخیر تحریر دفتر کل زاید بر حد مجاز براساس ماده 14 این آیین نامه .(یعنی حداکثر تا پانزدهم ماه بعد)
- عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکزی براساس مقررات ماده 15 این آیین نامه
- در اجرای مقررات تبصره 3 ماده 13 این آیین نامه در مواردی که دفاتر ذکر شده به ادعای مودی از دسترس او خارج شده باشد و غیر اختیاری بودن موضوع توسط اداره امور مالیاتی مربوطه توسط اداره امور مالیاتی مربوطه تایید نشود .(برای مثال مودی ادعا کند دفاتر به سرقت رفته اما دادگاه رای خلاف آن را بدهد)
- عدم ارائه دستورالعمل های چگونگی کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده و همچنین عدم ارائه خلاصه عملیات موضوع ماده 17 این آیین نامه در مهلت مقرر در مورد افرادی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می نمایند.
- عدم تطبیق مندرجات دفاتر قانونی یا دفتر مشاغل حسب مورد که به شرح ماده 17 این آیین نامه تهیه و تنظیم شده با اطلاعات موجود در سیستم های الکترونیکی،در خصوص افرادی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می کنند.
- جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل برای سوء استفاده(چه دو خط و چه یک صفحه-دوستان توجه داشته باشند که در این میان میبایست در خصوص صفحاتی که به هم چسبیده اند خیلی دقت کرد.از طرفی هر بار که هنگام نوشتن دفاتر برای انجام کاری فرایند نوشتن قطع می گردد ،قبل از نوشتن مجدد بهتر است ابتدا صفحه قبل را با دقت مشاهده کنیم تا از صحت پر و خالی بودن آن اطمینان حاصل کنیم.به گونه ای که منجز به ایجاد اشتباهات جبران ناپذیر نگردد.سفید ماندن پایین حساب های کل و پایان دفتر روزنامه یا پایان اسناد در صورتی که بخش سفید مانده با یک خط بسته شود،اعتبار دفاتر خدشه دار نشود)
- عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر امضاء پلمپ و ثبت شده نانویس(یعنی دفاتر پلمپ شده توجه کنید که این دفاتر نمی توانند در سال های آینده استفاده شوند و تا 10 سال باید آن ها را به همان صورت نگاهداری کرد)
- استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ شده سال های قبل علی رغم ماده 3 این آیین نامه.
- بستانکار شدن حساب های نقدی و بانکی مگر این که حساب های بانکی با صورتحساب بانک مطابقت نداشته و یا بستانکار شدن حساب های بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تاخر ثبت حساب ها باشد که در این صورت موجب رد دفتر نیست.
- چنانچه اثبات گردد اسناد به ثبت رسیده در ماشین های الکترونیکی طی مهلت های مشخص در مواد 1413 و 17 آیین نامه (با در نظر گرفتن مقررات تبصره های ماده 13)قطعی نشده باشد.(یعنی باید در موردصدور ثبت با استفاده از ماشین های الکترونیکی مهلت مقرر برای صدور سند قطعی غیر قابل تغییر رعایت گردد.به عبارت دیگر اسناد موقت مربوطه باید به اسناد دائم تبدیل شوند.) هر گونه اصلاحات در رابطه با عملیات و رویدادهای مالی مربوط به قبل از قطعیت اسناد میبایست در همان سال بواسطه ثبت های حسابداری اصلاح شود.
- تهیه و تنظیم صورت های مالی بدون رعایت مقررات ماده 18 این آیین نامه برای اشخاص حقوقی و مشمولین بند الف ماده 96 قانون مالیات های مستقیم مصوب 27/11/1380
- اشتباه حساب حاصل از ثبت عملیات موسسه در صورتی که نسبت براساس تبصره ماده 11 اصلاح نشده باشد.(یعنی اصلاح حساب در همان سال با استفاده از استانداردهای حسابداری و متکی بر ارائه مستندات کافی)
- چنانچه که مودیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص ماده 169 قانون مالیات های مستقیم استفاده نکنند.(براساس ماده 169 قانون مالیات های مستقیم وزارت امور اقتصادی و دارایی می تواند چنانچه جهت تسهیل در تشخیص درآمد مودیان مالیاتی کاربرد وسائل،روش ها،صورتحساب ها و فرم هایی را برای نگهداری حساب برای هر گروه از آنان ضروری تشخیص دهد،مراتب را تا آخر دی ماه هر سال در یکی از روزنامه های کثیرالانتشار آگهی کند و مودیان از اول فروردین سال بعد مکلف به رعایت آن ها می باشند،عدم رعایت موارد ذکر شده در خصوص مودیانی که موظفند دفاتر قانونی را نگهداری کنند سبب بی اعتباری دفاتر خواهد بود و در خصوصدیگر مودیان سبب تعلق جریمه ای معادل 20 درصد مالیات منبع می باشد.
- تبصره-چنانچه رعایت موارد ذکر شده در ماده فوق براساس تشخیص هیئت حل اختلاف مالیاتی از عهده مودی خارج بوده،مشمول بی اعتباری دفاتر و جرایم مربوط حسب مورد نخواهد بود)
ماده 21.هیات سه نفری حسابرسان موضوع بند 3 ماده 97 قانون مالیات های مستقیم در مواردی که با توجه (استانداردهای حسابداری و درجه اهمیت ایرادات مطرح شده از سوی اداره امور مالیاتی و رعایت واقعیت امر احراز کند که ایرادات ذکر شده به اعتبار ضربه نمیزند،می توانند نظر خود را مبنی بر قبولی دفاتر و اسناد و مدارک اعلام کنند).
کلیه امور مربوط به پلمپ دفاتر توسط تیم حرفه ای ثبت کریم خان انجام می شود.
موسسه حقوقی ثبت کریمخان قصد دارد در این مقاله دفاتر قانونی شرکت های تجاری را تشریح کرده و نحوه پلمپ آن ها را توضیح دهد.
دیدگاهی یافت نشد